Coraz częściej mamy do czynienia z organizowanymi spotkaniami B2B między polskimi a chińskimi przedsiębiorcami. Obie strony starają się promować wzajemną wymianę handlowo-inwestycyjną, co przekłada się na rosnące zainteresowanie bezpośrednimi kontaktami między biznesmenami. Wielokrotnie mieliśmy okazję uczestniczyć w takich spotkaniach w roli tłumaczy, co pozwoliło nam na wyciągnięcie kilku wniosków wyjaśniających porażkę polskich przedsiębiorców w kontaktach z Chińczykami.

1. Na wstępie powinniśmy się zastanowić, czy nasz produkt w ogóle nadaje się na chiński rynek, albo w jaki sposób dostosować go do chińskich upodobań. Np. sprzedawanie mrożonych pierogów z owocami w Chinach, gdzie pierogi są wielowiekową tradycja kulinarną, może nie być najlepszym pomysłem. Dlaczego chińczyk miałby kupować importowane i drogie pierogi, jeśli za kilka yuanów może dostać miskę świeżych i ręcznie klejonych pierożków?
2. Jeśli już zdecydujemy się na wprowadzenie naszego produktu do Chin, to warto przywieźć na spotkanie katalog produktów, najlepiej w języku chińskim. Wydrukowanie kilkudziesięciu przetłumaczonych katalogów, to nie jest wielki koszt dla firmy, która poważnie myśli o wejściu na chiński rynek. W ten sposób pokażemy, że poważnie podchodzimy do chińskiego klienta i ułatwimy mu podjęcie decyzji o współpracy. Odesłanie do katalogu produktów na stronie internetowej na niewiele się zda, zostaniemy bardzo szybko zapomnieni.
3. Kolejnym ważnym elementem, o którym polscy przedsiębiorcy, o dziwo, często zapominają są wizytówki. Zdarzyło się kilka razy, że już po kilku spotkaniach wizytówki się skończyły i dane kontaktowe były w panice zapisywane na skrawkach papieru. Wizytówki to w Chinach nieodłączny element kultury biznesowej. Wymiana wizytówek, to nie tylko wymiana kontaktu, ale dobry sposób na zaprezentowanie profesjonalizmu firmy.
4. Ważne jest równiez przedstawienie próbki swoich produktów. Oczywiste jest, że mamy ograniczone możliwości, szczególnie jeśli chodzi o produkty spożywcze. Warto jednak zainwestować w dodatkową walizkę i przywieźć na spotkanie gamę produktów do oglądnięcia i wypróbowania. Chińczycy będa mogli sami zobaczyć czy spróbować na ile nasz produkt może dopasować się do specyficznego, chińskiego smaku.
5. Kluczowym elementem jest wybór osoby, która weźmie udział w takich spotkaniach. Jak pisaliśmy już wcześniej w artykule o kulturze biznesowej, im wyżej postawiona w hierarchii firmy osoba, tym lepiej. Ważne jest, żeby przedstawiciel firmy był osoba kompetentną, potrafiącą odpowiedzieć na pytania związane z funkcjonowaniem firmy i planami wejścia na chiński rynek. Zdarzało się, że przedstawiciele firmy wielokrotnie byli zaskakiwani podstawowymi pytaniami zadawanymi przez Chińczyków. Odpowiedzi typu: “chyba tak”, “nie jestem pewien” nie są satysfakcjonujące dla nikogo. Często się zdarza, że osoby przyjeżdżające do Chin na spotkania biznesowe traktują wyjazd służbowy jak wycieczkę na koszt firmy.
6. Jeśli chodzi o przedstawiciela firmy, ważne jest również, żeby była to osoba mówiąca płynnie po angielsku. Co prawda na takich spotkaniach zawsze można skorzystać z pomocy tłumaczy, jednakże bezpośrednia rozmowa jest zawsze najlepsza. Płynność Chińczyków w języku angielskim pozostawia wiele do życzenia, ale coraz częściej również chińskie firmy wysyłają swoich przedstawicieli, którzy potrafią już przeprowadzić rozmowy biznesowe po angielsku.
7. W trakcie spotkań nie nalezy ignorować nikogo. Nawet jeśli osoba, z którą mamy okazję porozmawiać nie zajmuje się naszą branżą, to warto skorzystać z sieci kontaktów, tzw. guanxi, którymi ta osoba dysponuje. W Chinach nadal wiele kontaktów biznesowych nawiązuje się poprzez polecenie.
8. Po zakończeniu spotkań B2B warto wysłać wiadomości mailowe do każdej spotkanej osoby i podziękować za poświęcony czas i uwagę. Jednocześnie możemy przesłać opis swojej działalności, katalog produktów czy propozycje współpracy. Z niewielkim wysiłkiem możemy dać się zapamiętać z dobrej strony, przez co zwiększymy swoje szanse na sukces.

Warto wziąć pod uwagę powyższe wskazówki przy następnej wizycie w Chinach i wykorzystać poświęcony czas i wydane przez firmę pieniądze na nawiązanie dobrych kontaktów. Jeśli zaprezentujemy się w profesjonalny sposób podczas spotkań B2B, to znacznie zwiększymy swoje szanse na ponowny kontakt ze strony chińskiego kontrahenta, a dalej na podpisanie korzystnych umów.